当面临有一堆问题的乱局时,冰山分析法能够帮助我们抽丝剥茧,找到问题的关键切入点,并对此进行聚焦,从而拨开层层云雾。
在真实的工作场景中,并不是所有问题都有非常明确的方案。更常见的情况是,当我们接手新工作时,有可能面对的是某种乱局,很多事务会纠缠在一起,然而,领导仅告诉你要尽快解决这些问题,至多再给你定个笼统的大目标。
接下来,你要最先从哪个问题入手,解开这一堆乱麻?这时候,聚焦关键问题就非常有价值,一旦找到它,对症下药,这团乱麻就可以一点点解开了;否则,只会越解越紧,最终变成死结。
把握理论 区分原因
诸多存在因果关系的现象之间,如果一种现象是其他多种现象的“因”,我们就认为它更趋向于根本原因;反之,则更趋向于表面原因。冰山分析法,就是一个寻找绩效差距根本原因的工具。
有因才有果
“物有本末,事有始终。知所先后,则近道矣。”一种现象的变化会引起另一种现象的变化,则表明这两种现象存在因果关系。对于因果关系,苏格兰哲学家大卫·休谟(David Hume)曾对此进行过剖析。他认为,所谓因果,有三层含义:
第一,是原因和结果事件之间在时空上毗连(contiguity),时空联接是因果关系的先决条件。如果两个时空相距很远的物体产生了因果作用,那么其间必然存在某种因果链条的衔接。
第二,是时间顺序(succession),先因后果。
第三,是必然联系(necessary connection),即因果现象相伴而生,有因必有果。
三大原因 标本兼治
参照冰山模型,可以将原因分为表面原因、过渡原因和根本原因三大类,并针对不同原因,采取差异化策略,以求达到标本兼治的效果。
表面原因
正如冰山露出水面的部分,表面原因是人们可以看到的现象,也是直接造成问题的原因。比如,有人感冒后发烧,也有人感冒不发烧,而是伤口感染发炎导致发烧。其中,发烧就是一种现象,属于表面原因。当然,我们需要分析“发烧”背后的真正原因。
过渡原因
根据冰山模型,过渡原因虽然在水面以下,不可能直接观察到,但实际上,它并非造成问题的根本原因。例如,发烧带来的血常规指标异常。对过渡原因,一般可以暂时放置,待解决了表面原因和根本原因后,方可自愈。
根本原因
处在水面最下层的就是根本原因,它是造成问题的关键所在。类似感冒,是由于病毒感染还是细菌感染,这才是问题的根本原因。只有针对感染的病原体用药,才能治本,同时,过渡原因和表面原因也会消失。
五大步骤 精准施策
冰山分析法的价值是帮助绩效改进者在面对一大堆原因时,能区分出表面原因和根本原因。针对表面原因,尽快改善,以便让客户和利益相关者及时看到项目效果,坚定信心;对于根本原因,则集中用力,以求治本,从源头上消除产生绩效差距的原因。
冰山分析的关键在于完成对原因的分类,具体可分为五大步骤。
罗列原因清单
罗列原因是冰山分析法的开端,我们采取头脑风暴法收集原因,再利用行为工程模型分析法(Behavior Engineering Model,BEM)进行查漏补缺。
行为工程模型分析法:
该模型将影响人的绩效因素分为环境和个人两大类,共六个层级。其中,环境因素包括数据、信息和反馈;环境支持、资源和工具;结果、激励和奖励;个人因素包括知识技能、天赋潜能、动机期望。
选用头脑风暴法,意在通过无限制的自由联想、讨论,让大家尽可能多地提出原因。尽管如此,我们仍担心一些重要的原因会被遗漏。因此,我们引入BEM分析法,对通过头脑风暴法得到的原因进行分类,归入行为工程模型的六个层级中,再考虑每个层级是否存在缺失,最终得到“原因清单”。
赋值+计算 明晰判别值
得到原因清单后,若上面列出n条原因,我们就需要制作一张(n+1)*(n+1)的表格。首先,按照顺序分别将各原因作为表格的列标题和行标题;然后,从第一行开始将行标题中的原因与列标题的进行对照,并根据规则赋值。
赋值规则包括:如果行标题是列标题的“因”,记“-1”;如果行标题是列标题的“果”,就记“1”;如果行标题与列标题之间无因果关系,即行标题与列标题相同,视作无因果关系,则记“0”。
按照此规则操作后,可得到“冰山分析-因果矩阵图”。我们将图中各行数值进行相加,计算出各原因的判别值(见图表1)。
判别值:
主要用来与之后的临界值比较,从而判断出所列原因属于表面原因、过渡原因,还是根本原因。
划界+呈现 拨开云雾见青天
按照判别值的大小,我们可以对各原因进行排序。取最大和最小的判别值,将其同除以“2”,分别作为上临界值和下临界值。大于上临界值的属于表面原因,小于下临界值的则是根本原因,介于上下临界值之间的为过渡原因。
再将每个原因的判别值与临界值比较,大于上临界值的,放在最上方;小于下临界值的,放在最下方;而介于上下临界值之间的,放在中间。所有判别值摆好位置后,会呈现出“金字塔”形式,确保三大原因一目了然。
绩效改进的观点强调,“选对”比“做对”更重要。一旦选对解决问题的方向,接下来只需按部就班地实施即可。正如《罗辑思维》主讲人罗振宇所说:“知识的孤点并不能称为知识,充其量是一些信息。只有将这些孤点连接融汇成网,才能真正变成系统的知识,从而形成能力。”
应用案例:两轮分析 直击要害
以某国际学校为例,我们对其运用两轮冰山分析法,以期聚焦关键问题,从而完